Bent u voorbereid op de komst van het UBO-register?

U heeft de laatste weken in de pers wellicht horen spreken over het nieuwe “UBO-register”. Het UBO-register is een gecentraliseerde databank waaraan vennootschappen, verenigingen en stichtingen verplicht informatie over hun uiteindelijke begunstigden (“Ultimate Beneficial Owners” of afgekort “UBO’s”) dienen mee te delen.

Hoewel de termijn voor de registratie eerder vastgesteld werd op 31 oktober 2018, heeft de FOD Financiën recent aangekondigd dat de termijn om de uiteindelijke begunstigden voor de eerste keer te registreren verlengd wordt tot 31 maart 2019.

De deadline ligt dan wel ver in de toekomst, toch nemen we even de tijd om de concrete werking van dit UBO-register aan de hand van een aantal praktische vragen toe te lichten.

Wie is een “uiteindelijke begunstigde”?

Een uiteindelijke begunstigde is steeds een natuurlijke persoon, en meer bepaald een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 25% van de aandelen aanhouden in de desbetreffende vennootschap, alsook een natuurlijke persoon die via andere middelen zeggenschap heeft, zoals zaakvoerders of bestuurders. Indien geen van die personen kan geïdentificeerd worden, worden de leidinggevende personeelsleden aangeduid als uiteindelijk begunstigden.

Welke informatie moet worden medegedeeld?

De gegevens van de uiteindelijke begunstigden zoals verblijfplaats, nationaliteit, datum waarop de persoon in kwestie uiteindelijk begunstigde is geworden, moeten meegedeeld worden. Die verplichting rust op het bestuursorgaan van de vennootschap.

Hoe zal het overmaken van informatie praktisch verlopen?

Deze informatieverstrekking zal georganiseerd worden via aanmelding met een elektronische identiteitskaart bij het elektronisch platform MyMinFin (tabblad E‑services, UBO-register). Voor een aantal praktische vragen kan verwezen worden naar de recent gepubliceerde FAQ, alsook naar de door de administratie nog te publiceren diverse gebruikershandleidingen.

Van zodra de informatieoverdracht werd gefinaliseerd en geregistreerd, zal de betrokken UBO hiervan op de hoogte worden gebracht. Volgens de toelichting bij het Koninklijk Besluit zal deze communicatie in de praktijk op geautomatiseerde wijze verlopen. Personen die via hun rijksregister- of bisnummer of via e-mail geregistreerd zijn op de Myminfin-applicatie, zullen via dit platform van hun registratie in kennis gebracht worden.

Wat gebeurt er met deze informatie en wie kan deze informatie raadplegen?

De informatie opgenomen in het UBO-register zal in eerste instantie geraadpleegd kunnen worden door de “bevoegde autoriteiten” met inbegrip van de fiscale administratie en de entiteiten die meldingsplicht hebben in het kader van hun cliëntenonderzoek (o.a. accountants, notarissen etc.).

Voor wat betreft vennootschappen, zal eveneens elke burger (mits betaling van een administratieve vergoeding) tot het register toegang krijgen. Voor vennootschappen zal enkel op naam of het KBO-nummer van de betreffende vennootschap kunnen worden gezocht en niet in de omgekeerde richting (op naam van de UBO).

De toegang tot het register voor het publiek zal beperkt zijn tot slechts bepaalde gegevens. De volledige naam, rijksregisternummer en adres van de UBO zullen daarbij niet geraadpleegd kunnen worden. Evenmin zal men via het UBO-register inzage kunnen verkrijgen in het vermogen of kapitaal van de entiteit.

Mogelijke sancties?

Bij niet naleving van de informatieverplichting m.b.t. het UBO-register kan een administratieve geldboete van minimum 250 EUR tot maximum 50.000 EUR worden opgelegd.

Hoe kan u zich voorbereiden?

De concrete applicatie via de website van de MyMinfin applicatie is momenteel nog niet beschikbaar. Om snel te kunnen reageren van zodra deze applicatie in werking treedt, kan u zich voorbereiden door alvast voor uw vennootschap de rechtstreekse en onrechtstreekse UBO’s te identificeren en de over te maken informatie verzamelen.

Mocht u in dit kader nadere toelichting of advies wensen, is ons kantoor graag bereid u hierin verder te begeleiden. Neem gerust contact op, wij helpen u verder.