FAQ - E-facturatie

Op deze pagina vind je de antwoorden op veelgestelde vragen over de verplichte e-facturatie die vanaf 1 januari 2026 ingaat voor Belgische btw-plichtige ondernemingen. 

Heb je nog meer vragen? Neem dan contact met ons op.

Geen zoekresultaten gevonden.

Wat is een elektronische factuur?

In de btw-wetgeving worden twee soorten elektronische facturen erkend, die dezelfde juridische waarde hebben als papieren facturen:

De 'gewone' elektronische factuur

Een 'gewone' elektronische factuur bevat alle verplichte factuurgegevens en kan in elke elektronische vorm worden verstuurd en ontvangen. Dit is de brede definitie van een elektronische factuur volgens de btw-wetgeving. Een voorbeeld hiervan is een factuur in pdf-formaat. Zolang alle verplichte gegevens correct op de factuur staan, is de structuur en opmaak vrij te kiezen.

De gestructureerde elektronische factuur

Dit type factuur wordt opgemaakt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, waardoor automatische en elektronische verwerking mogelijk is. Dit is een striktere definitie binnen de btw-wetgeving. Dit type factuur zal vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn voor transacties tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B).

Zijn facturen in PDF nog wettelijk?

Ja, facturen in pdf-formaat zijn wettelijk geldig tot en met 31 december 2025.

Vanaf 1 januari 2026 wordt echter de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Voor andere situaties, zoals transacties met particuliere klanten (B2C) of internationale facturatie, blijven pdf-facturen ook na 1 januari 2026 toegestaan.

B2B-facturatie binnen België: Wat verandert er?

Factuurtype

Tot en met 2025

Vanaf 2026

Papieren factuur

toegestaan

niet toegestaan

Peppol-BIS factuur via Peppol netwerk

toegestaan*

verplicht

E-invoice (converteerbaar naar EN16931)

toegestaan*

toegestaan**

Andere formaten  (Bv. PDF, Excel, Word, …)

toegestaan*

Niet toegestaan


* Tot 1 januari 2026 mag je elektronische facturen versturen als je klant hiervoor akkoord heeft gegeven. Als een klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk, wordt dit als akkoord beschouwd. Zo kan je zelf eenvoudig nagaan welke van je klanten klaar zijn voor gestructureerde e-facturatie.

** Alternatieve formaten en overdrachtsmethodes blijven toegestaan na 2026, maar alleen met onderling akkoord en mits naleving van de Europese norm EN16931.

Voor wie wordt e-facturatie verplicht?

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen te versturen voor transacties tussen bedrijven (B2B). Dit houdt in dat facturen rechtstreeks tussen de facturatiesoftware van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Het versturen van een factuur in pdf-formaat via e-mail of een ander platform zal dan niet meer voldoen.

Heb je een actief btw-nummer? Dan geldt deze verplichting ook voor jouw onderneming. Er zijn echter enkele specifieke uitzonderingen.

Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet?

In principe geldt de verplichting voor alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige leveranciers en klanten, ongeacht of deze klanten gevestigd zijn in België. Toch zijn er enkele beperkte uitzonderingen op dit principe:

  • Gefailleerde btw-plichtigen zijn niet verplicht om gestructureerde elektronische facturen te versturen.
  • Ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek, hoeven geen gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen.
  • Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting vallen ook buiten de verplichting.
  • Forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) zijn tot uiterlijk 1 januari 2028 vrijgesteld van deze verplichting.

Werk je uitsluitend met particuliere klanten (B2C)? Dan geldt de verplichting om gestructureerde facturen te verzenden niet voor jouw uitgaande facturen. Maar let op: je moet wel de mogelijkheid hebben om gestructureerde elektronische facturen van je leveranciers te ontvangen. Dit betekent dat je systemen tegen januari 2026 aangepast moeten zijn.

Voor facturering aan overheidsinstanties (B2G) geldt al een verplichting voor e-facturatie voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Hier gelden specifieke regels, waaronder een drempelbedrag van € 3.000 (excl. btw). Sommige aanbesteders kunnen strengere regels hanteren, en voor federale overheden geldt deze verplichting zelfs onder de € 3.000.

Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan is e-facturatie niet verplicht voor hun onderlinge transacties.

Hoe controleer je of een onderneming btw-plichtig is?

Je kunt controleren of een onderneming btw-plichtig is via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Als een onderneming btw-plichtig is, vind je onder de rubriek ‘Hoedanigheden’ de vermelding: ‘Onderworpen aan btw - Sinds [datum]’.

Samenvatting facturering binnen België vanaf 1 januari 2026:

TypeGestructureerd elektronisch
Gewoon elektronisch
Papier
B2B

Verplicht via Peppol-netwerk

Niet toegestaanNiet toegestaan
B2GVerplicht sinds 01/03/2024 (drempel € 3.000,00) via Peppol-netwerk
Niet toegestaanNiet toegestaan
B2C / internationaal / andereToegestaan, mits akkoord ontvanger (registratie op Peppol geldt als akkoord)
Toegestaan, mits
akkoord ontvanger
Niet toegestaan


Vanaf wanneer is e-facturering verplicht?

Vanaf 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor vrijwel alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Dit betekent dat ondernemingen verplicht zijn om facturen digitaal en in een gestructureerd formaat uit te wisselen via het Peppol-netwerk.

De verplichting geldt niet voor handelingen met particuliere klanten (B2C), oftewel leveringen van goederen of diensten aan consumenten voor privégebruik.

Voor facturering aan overheidsinstanties (B2G) is elektronische facturatie al verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Deze regelgeving is van toepassing op contracten met een waarde van € 3.000 of meer (exclusief btw). Aanbesteders kunnen echter striktere eisen stellen, en federale overheden moeten sinds 1 maart 2024 zelfs onder de € 3.000 elektronische facturatie verplichten.

Meer informatie hierover vind je in het Belgisch Staatsblad via het koninklijk besluit 'borgtocht en elektronische facturering' (BOSA).

Wat gebeurt er als mijn bedrijf niet op tijd klaar is?

Als je bedrijf niet voldoet aan de nieuwe e-facturatieregels die vanaf 1 januari 2026 van kracht worden, loop je het risico op boetes en andere sancties. Het is daarom cruciaal om nu al de nodige stappen te ondernemen om te zorgen dat je tijdig klaar bent voor de overstap naar gestructureerde elektronische facturatie.

Door op tijd te starten met de voorbereidingen, zoals het updaten van je software en het afstemmen met je leveranciers en klanten, voorkom je mogelijke juridische en financiële problemen. Zorg ervoor dat je bedrijf volledig compliant is om boetes te vermijden en om een vlotte facturatie en verwerking van betalingen te garanderen.

Is e-facturatie ook verplicht als ik alleen werk voor particulieren?

Ja, maar alleen voor de facturen die je ontvangt van je leveranciers. De verplichting om gestructureerde elektronische facturen te versturen geldt niet voor je uitgaande facturen aan particuliere klanten (B2C).

Wel moet je ervoor zorgen dat je systemen tegen januari 2026 klaar zijn om gestructureerde e-facturen van je leveranciers te kunnen ontvangen. Dit betekent dat je je interne processen en software moet aanpassen om compliant te zijn met de nieuwe regelgeving.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie biedt tal van voordelen voor bedrijven, ongeacht de sector waarin je actief bent. Hoewel e-facturatie al sinds de jaren ‘80 met succes door grote ondernemingen wordt toegepast, blijft het nog vaak onderbenut. Met de verplichting die ingaat vanaf 2026 is het belangrijk om stil te staan bij de voordelen die e-facturatie jouw bedrijf kan opleveren.

1. Minder papierwerk 

E-facturatie automatiseert het volledige facturatieproces, van aanmaak tot archivering, zonder de noodzaak van afdrukken, verzenden en handmatige verwerking. Dit betekent minder papierwerk en een flinke tijdsbesparing, zodat je meer tijd overhoudt voor andere taken.

2. Sneller

Elektronische facturen worden direct verwerkt en verzonden zodra goederen of diensten geleverd zijn. Dit zorgt voor een aanzienlijk sneller facturatieproces, waardoor betalingen sneller kunnen worden uitgevoerd.

3. Betrouwbaarder

Menselijke fouten, zoals foutieve invoer of onjuiste bedragen, komen vaak voor bij handmatige facturatie. E-facturatie vermindert deze fouten door automatische verwerking, waardoor het facturatieproces betrouwbaarder wordt. Ook het verlies van facturen wordt voorkomen doordat de verzending digitaal kan worden gevolgd.

4. Even veilig

Elektronische facturen zijn juridisch even veilig als papieren facturen, mits ze voldoen aan de vereisten van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. Deze vereisten zorgen ervoor dat de identiteit van de leverancier, de inhoud van de factuur en de leesbaarheid van de gegevens gewaarborgd zijn.

5. Beter cashflowbeheer

Met e-facturatie kun je je kasmiddelen beter beheren. Veel bedrijven passen mechanismen zoals ‘dynamic discounting’ toe om betaaltermijnen te optimaliseren en wanbetalingsrisico’s te verminderen.

6. Duurzamer

Door over te stappen op e-facturatie verminder je het gebruik van papier en het fysieke transport van documenten, wat een positieve impact heeft op het milieu. Dit maakt e-facturatie een duurzamere oplossing.

7. Moderner

E-facturatie toont aan dat je bedrijf mee is met de tijd en optimaal gebruik maakt van digitale technologieën. Het draagt bij aan een innovatief en modern imago, wat kan helpen om je te onderscheiden van de concurrentie.

8. Rendabeler

E-facturatie is niet alleen efficiënter, maar ook rendabeler. Uit onderzoek blijkt dat de kosten van papieren facturatie kunnen oplopen tot 12 euro per factuur, terwijl e-facturatie deze kosten tot wel 75% kan verlagen. Dit kan bedrijven jaarlijks miljoenen euro's besparen op verwerkingskosten.

Hoe ontvang ik facturen via e-facturatie?

Om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, heb je software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. Peppol is het platform waarmee facturen veilig en automatisch tussen bedrijven worden uitgewisseld.

Zodra je software klaar is om e-facturen via Peppol te ontvangen, kun je het aantal gestructureerde facturen dat je ontvangt eenvoudig laten groeien:

  • Registratie op Peppol: door je registratie op het Peppol-netwerk laat je je handelspartners weten dat je voorkeur uitgaat naar het ontvangen van facturen via Peppol. Als je leverancier Peppol als standaardstrategie ("Peppol-first") hanteert, ontvang je de factuur automatisch via dit netwerk.

  • Voor leveranciers die nog niet met Peppol werken: je kan informeren of je leverancier bereid is om over te stappen naar Peppol. Hoewel dit voor leveranciers pas vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt, kan het voordelig zijn om dit al eerder te implementeren.

Hoe verstuur ik facturen via e-facturatie?

Om gestructureerde elektronische facturen te versturen, heb je software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. Peppol zorgt voor de veilige en automatische uitwisseling van facturen tussen bedrijven.

Zodra je software klaar is om e-facturen via Peppol te verzenden, kun je het aantal gestructureerde facturen eenvoudig opschalen:

  • Peppol-first strategie: zorg ervoor dat je software de ‘Peppol-first’ strategie toepast. Dit houdt in dat, wanneer je handelspartner op Peppol is aangesloten, je facturen automatisch via Peppol worden verstuurd. Dit versnelt de facturatie en zorgt voor een gestroomlijnde verwerking.

  • Klanten die nog niet op Peppol zijn aangesloten: als je klant nog niet op Peppol is aangesloten, kun je vriendelijk informeren of ze bereid zijn om over te stappen. Vanaf 1 januari 2026 is dit voor Belgische btw-plichtige ondernemingen wettelijk verplicht. Tot die tijd kan het vrijwillig worden toegepast.

Zijn er (fiscale) stimulansen voor het invoeren van e-facturatie?

Ja, om bedrijven te ondersteunen bij de technische aanpassingen die nodig zijn voor de invoering van e-facturatie, zijn er twee fiscale stimulansen voorzien:

  1. Verhoogde investeringsaftrek: vanaf 1 januari 2025 wordt de investeringsaftrek voor digitale investeringen verhoogd naar 20%. Dit geldt voor investeringen in digitale tools zoals e-facturatiesoftware.

  2. Verhoogde kostenaftrek voor kmo's en zelfstandigen: tussen 2024 en 2027 kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen die gebruik maken van abonnementsformules voor facturatiesoftware een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen. Dit geldt specifiek voor de meerkosten die je betaalt om elektronische facturen in een gestructureerde vorm te kunnen opstellen, verzenden en ontvangen. Voorwaarde is dat deze meerprijs afzonderlijk op de factuur wordt vermeld.

Is e-facturering wel veilig?

Ja, e-facturatie is veilig, maar de mate van veiligheid hangt af van verschillende factoren:

  1. De technologie die wordt gebruikt.
  2. De interne controles binnen je onderneming.
  3. De afspraken die je maakt met je handelspartners.

Het gebruik van het Peppol-netwerk biedt sterke garanties voor de veilige overdracht van gegevens. De toegang tot Peppol verloopt via gecertificeerde service providers, vergelijkbaar met de werking van een telecomnetwerk. In tegenstelling tot e-mail, dat kwetsbaar is voor phishing en andere vormen van internetcriminaliteit (zoals malware en ransomware), zorgt Peppol voor een veel veiligere factuuruitwisseling.

De service providers, ook wel Access Points genoemd, functioneren als betrouwbare schakels in dit netwerk. Zij zijn verantwoordelijk voor de veilige verzending en ontvangst van facturen en zijn gebonden aan de strikte regels van de Peppol Service Provider Agreement. Deze overeenkomst wordt ondertekend met een Peppol-autoriteit, zoals de Belgische FOD BOSA.

Een ander belangrijk veiligheidselement binnen Peppol is de naleving van KYC-vereisten (‘Know Your Customer’), waarbij de identiteit van de gebruiker wordt geverifieerd voordat toegang tot het netwerk wordt verleend. Dit zorgt ervoor dat alleen geverifieerde en geautoriseerde partijen gebruik kunnen maken van het Peppol-netwerk.

Service providers die zich niet aan de regels houden, kunnen hun certificatie en toegang tot het netwerk verliezen, wat extra veiligheidsgaranties biedt voor alle betrokken partijen.

Voor een actuele lijst van gecertificeerde service providers in België en de Peppol Service Provider Agreement, kun je terecht bij de Belgian Peppol Authority.

Waar moet ik mijn facturen bewaren?

Voor btw-doeleinden ben je vrij om zelf te bepalen waar je je facturen bewaart. Het belangrijkste is dat je ze op ieder moment en zonder uitstel kunt voorleggen aan de FOD Financiën wanneer hierom wordt gevraagd.

Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat je facturen op een veilige, georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke manier worden opgeslagen, of dit nu digitaal of fysiek is. Veel bedrijven kiezen voor een digitale opslagoplossing, omdat dit vaak efficiënter is en eenvoudiger toegang biedt tot documenten bij controle.

Hoe bewaar ik facturen die ik ontving via e-facturering?

De regels voor het archiveren van facturen blijven ongewijzigd, ook voor e-facturen. De verplichting tot e-facturatie biedt echter een uitstekende kans om je archiveringsbeleid te optimaliseren en te digitaliseren.

Het is aan te raden om zorgvuldig na te denken over je archiveringsstrategie. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je kiest voor een digitaal systeem dat niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook efficiënter en veiliger is. Zorg ervoor dat je facturen veilig opgeslagen zijn en eenvoudig toegankelijk zijn voor controle door de FOD Financiën.

Hoe lang moet ik mijn elektronische facturen bewaren?

Er is geen verschil tussen de bewaartermijn van elektronische en papieren facturen. Voor de FOD Financiën moet je alle facturen en hun kopieën gedurende tien jaar bewaren. Deze termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar volgend op de uitreikingsdatum van de factuur.

Zorg ervoor dat je facturen veilig en georganiseerd bewaard blijven, zodat ze gedurende deze periode altijd beschikbaar zijn voor controle.

FAQ - E-facturatie

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x