E-facturatie

Verplichte e-facturatie: alles wat je moet weten

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken voor transacties tussen bedrijven (B2B). Dit betekent dat een factuur in PDF-formaat, verstuurd via e-mail, niet meer volstaat. De facturen moeten via specifieke software tussen bedrijven worden uitgewisseld. 

Is de verplichting van toepassing op jouw onderneming? 

Heb je een actief btw-nummer? Dan geldt deze nieuwe verplichting ook voor jouw onderneming, zelfs als je slechts een klein aantal facturen per jaar verstuurt. 

Werk je uitsluitend voor particulieren? Dan hoef je geen e-facturen te versturen, maar je moet wel voorbereid zijn om e-facturen van leveranciers te ontvangen. Dit vraagt om een aanpassing van je systemen tegen 2026. 

Hoe werkt elektronische facturatie?

De uitwisseling van gestructureerde e-facturen verloopt via het Peppol-netwerk, een beveiligd, decentraal platform dat facturen automatisch tussen ondernemingen verstuurt en ontvangt. Je facturatie- of boekhoudsoftware maakt via Peppol verbinding met de software van je klant of leverancier. Dit zorgt voor een veilige en gestroomlijnde verwerking van facturen.

Met e-facturatie kun je niet alleen facturen digitaal versturen, maar ook de verwerking automatiseren. Maar je kan ook op heel wat andere vlakken veel waarde creëren door deze digitalisering. Denk maar aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, enz...

Welke software heb je nodig?

Om te voldoen aan de nieuwe e-facturatieverplichting heb je software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. Gelukkig zijn er diverse oplossingen beschikbaar, zowel voor ondernemingen met kleine als grote factuurvolumes. Zelfs als je weinig facturen verstuurt, is er een geschikte oplossing.

Controleer eerst of je huidige boekhoud- of facturatiesoftware al compatibel is met Peppol. Zo niet, dan zijn er veel softwareopties op de markt die je kunnen helpen met e-facturen verzenden, ontvangen en zelfs automatisch verwerken.

Klanten van VP Accountants zijn momenteel al klaar om facturen via het Peppol-netwerk te ontvangen, omdat hun administratie wordt gevoerd via Clearfacts. Om facturen te versturen naar klanten kan een koppeling worden opgezet met EenvoudigFactureren, Teamleader, Kyte, en nog vele andere integraties. 

Heb je nog geen aangepaste software? Dan vind je in deze lijst de software-oplossingen die door de FOD Financiën werden erkend als conforme e-facturatie toepassing.

Ondersteunende maatregelen voor kmo’s en zelfstandigen

Om de kosten van de overstap naar e-facturatie te verzachten, biedt de overheid enkele fiscale voordelen:

• Verhoogde investeringsaftrek: vanaf 1 januari 2025 geldt een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.
• Verhoogde kostenaftrek: van 2024 tot 2027 kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen die gebruik maken van abonnementsformules voor facturatiesoftware een verhoogde aftrek van 120% toepassen.

Waarom overstappen op e-facturatie?

De Belgische overheid wil met deze verplichting de fraude bestrijden en administratieve lasten voor bedrijven verminderen. Maar e-facturatie biedt ook voor jouw onderneming voordelen:

• Kostenbesparing: e-facturen zijn goedkoper te verwerken dan papieren facturen, wat je kosten per factuur aanzienlijk verlaagt.
• Nauwkeurigheid en efficiëntie: de automatische verwerking vermindert de kans op fouten en versnelt het proces.
• Betere naleving van btw-verplichtingen: realtime gegevensuitwisseling zorgt ervoor dat je facturatie correct en tijdig verloopt, wat boetes helpt voorkomen.

Hoe kunnen wij je helpen?

Ons accountantskantoor heeft jarenlange ervaring met digitalisering en boekhoudkundige optimalisatie. Wij kunnen je begeleiden bij elke stap van de overstap naar e-facturatie:

• Advies over de juiste softwarekeuze en systeemintegratie.
• Zorgen voor volledige compliance met de nieuwe regelgeving.
• Integratie van Peppol met je bestaande software, zoals Clearfacts, Codabox en Teamleader.

Wacht niet tot de deadline! Neem vandaag nog contact met ons op en zorg ervoor dat jouw bedrijf tijdig klaar is voor de e-facturatieverplichting in 2026. 

Veelgestelde vragen (FAQ)

Bekijk zeker onze uitgebreide FAQ over e-facturatie voor meer informatie.