Algemene voorwaarden

I. – Toepassingsgebied

Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar VP Accountants & Belastingconsulenten BV, waarvan de zetel gevestigd is te 3140 Keerbergen, Mechelsebaan 18 en geregistreerd is bij de KBO onder het nummer 0567.793.656 en de cliënt.

Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard. In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.

Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden aangevochten voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem werden aanvaard.

II. – Totstandkoming van de overeenkomst

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:

hetzij op het moment dat de door cliënt ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door hem mede wordt ondertekend,
hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de cliënt, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.

Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden overgemaakt.

III. – Duur en opzegging van de overeenkomst

3.1. Recurrente opdrachten

3.1.1. Definitie

Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: alle opdrachten die een repetitief karakter hebben en die dus niet vallen onder de definitie voorzien in punt 3.2.1 van 'niet-recurrente opdrachten'.

3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst

Tenzij er in de opdrachtbrief een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, onder de volgende voorwaarden:

de opzegging dient per aangetekende brief ter kennis te worden gebracht van de andere partij,
de prestaties die nog niet werden gefactureerd, worden in regie afgerekend aan de op dat moment geldende tarieven.

3.2. Niet-recurrente opdrachten

3.2.1. Bepaling

Onder niet-recurrente opdrachten wordt verstaan: een niet repetitief eenmalige opdracht die na uitvoering ervan afgelopen is.

3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst

Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten. Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties. In toepassing van art. 1794 BW., en desgevallend, in afwijking van art. 2004 BW., heeft de cliënt het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan de beroepsbeoefenaar van:

de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden;
alles wat de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van de opdracht op jaarbasis had kunnen winnen.

Deze schadeloosstelling wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 15 % van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.

3.3. Afhandeling

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde. De beroepsbeoefenaar is gerechtigd de administratieve kosten van deze afhandeling in rekening te brengen.

IV. – Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)

4.1. In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen,
omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken,
de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.2.) en in de opdrachtbrief,
in geval van een insolventieprocedure, ontbinding, collectieve schuldenregeling of kennelijk onvermogen van de cliënt;
wijziging in het risicoprofiel van de cliënt:
gebrek aan (tijdige) betaling door de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de cliënt te worden medegedeeld. Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.

Wanneer hij de overeenkomst stopzet, wijst de beroepsbeoefenaar de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

4.2. In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

4.3. De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren. Hij zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.

4.4. Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke en aangetekende kennisgeving en met onmiddellijke ingang, ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.

V. – Opschorting van de uitvoering van verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7 hieronder, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, werken dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt binnen de (één) maand, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten (inclusief boetes en schadevergoedingen) voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

VI. – Rechten en plichten van de partijen

6.1. Rechten en plichten van de beroepsbeoefenaar

Uitgezonderd wat de naleving van de wettelijke termijnen betreft, is de verplichting die de beroepsbeoefenaar aangaat ten overstaan van zijn cliënt een inspanningsverplichting. De beroepsbeoefenaar voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis. Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische normen en andere beroepsnormen van het Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA), rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

Behoudens afwijking in de opdrachtbrief is de opdracht niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens afwijking in de opdrachtbrief is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar voor de uitvoering van zijn opdracht een beroep doet op om het even welke onderaannemer(s) en/of medewerker(s).

De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, overeenkomstig de geldende wetgeving, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

6.2. Rechten en plichten van de cliënt

Wat de opdracht die werd toevertrouwd aan de beroepsbeoefenaar betreft, verbindt de cliënt zich strikt tot samenwerking en tot het nauwkeurig en tijdig bezorgen van alle noodzakelijke documenten, gegevens en informatie voor de uitvoering van de opdracht. De cliënt verbindt zich er bovendien toe om:

de werkzaamheden die tot zijn verantwoordelijkheid behoren, in voorkomend geval, uit te voeren in overeenstemming met de opdrachtbrief;
tijdig de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die een invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht;
de beroepsbeoefenaar correcte, nauwkeurige en bijgewerkte informatie te bezorgen, evenals elke latere wijziging hiervan die gepaard gaat met een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar en in het bijzonder, en zonder uitputtend te zijn, wat betreft de aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn geldmiddelen, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit ten laatste binnen een termijn van 2 weken na kennisneming van deze informatie of wijziging ervan door de cliënt;
indien de beroepsbeoefenaar dit vraagt hem schriftelijk te bevestigen dat de bezorgde documenten, inlichtingen en toelichtingen correct en volledig zijn;
nagaan of de documenten en verklaringen opgesteld door de beroepsbeoefenaar overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem bezorgde informatie en, indien dit niet het geval is, om de beroepsbeoefenaar hier zo snel mogelijk van op de hoogte te brengen.

Indien hij dit niet doet, wordt de beroepsbeoefenaar vrijgesteld van elke verantwoordelijkheid voor het niet-naleven van de wettelijk opgelegde termijnen, regelgeving en akkoorden voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht vallen.

Bovendien moet de cliënt uiteraard zo snel mogelijk elke wijziging van zijn coördinaten melden aan de beroepsbeoefenaar, alsook alle wijzigingen met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden.

Tot slot verbindt de cliënt zich ertoe om de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elke wanbetaling, vanaf de eerste achterstallige betaling, ten aanzien van elke fiscale of sociale administratie of om het even welke andere schuldeiser.

6.3. Verbod op afwerving

De cliënt en de beroepsbeoefenaar verbinden er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de andere partij, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 15.000 EUR, dit onverminderd het recht van de beroepsbeoefenaar om een hogere vergoeding te vragen indien deze forfaitaire schadevergoeding niet alle schade dekt.

VII. – Erelonen

7.1. Bepaling van de kosten en erelonen

De kosten en erelonen van de beroepsbeoefenaar worden berekend op basis van de tijd besteed door haar vennoten, bestuurders, bedienden en lasthebbers of op forfaitaire basis, in functie van de vereiste niveaus van bekwaamheid en verantwoordelijkheid zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

Alle rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, zijn niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen toegevoegd en gefactureerd worden. Op verzoek van de cliënt zal de beroepsbeoefenaar het bewijs van de voor rekening van de cliënt gemaakte kosten voorleggen.

Erelonen en kosten worden berekend exclusief belastingen en heffingen.

7.2. Betalingsvoorwaarden

Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 8 dagen na factuurdatum. Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot:

een interestvergoeding gelijk aan deze bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 02/08/2002,
een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10 % van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR per onbetaalde factuur.

Elke vertraging die niet toe te schrijven is aan de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van zijn opdracht vormt geen reden tot het niet-factureren van de periodieke forfaitaire facturatie.

7.3. Voorschotten

De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen. De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht voor met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald werd door de cliënt.

7.4. Betwisting van staat van kosten en erelonen

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 8 kalenderdagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten en kosten en wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. In dit geval wordt de schuldvordering als definitief beschouwd.

VIII. – Aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar

8.1. Beperking van de aansprakelijkheid

De beroepsbeoefenaar ziet ertoe dat de diensten worden geleverd in overeenstemming met de deontologische normen en andere beroepsnormen van het Instituut en rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving bij de uitvoering van de opdrachten.

De beroepsbeoefenaar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen - eventueel met terugwerkende kracht - van deze wettelijke en regelgevende bepalingen.

Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de vergissingen en beroepsfouten die door om het even wie zouden zijn begaan voordat de opdrachtbrief van kracht werd.

Tot slot kan, in overeenstemming met het gewoonterecht, de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden ingeroepen voor opdrachten waarvan werd aangetoond dat deze door hem werden aanvaard.

Er wordt van de beroepsbeoefenaar en de cliënt ook gevraagd om wederzijds, en zo veel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen aan elkaar kenbaar te maken.

8.2. Verzekering van de beroepsbeoefenaar

In overeenstemming met de geldende wetgeving heeft de beroepsbeoefenaar zijn professionele burgerlijke aansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringscontract dat is goedgekeurd door de Raad van het Instituut. De dekking is beperkt tot de geleden schade en tot maximaal 1 keer het bedrag van de gefactureerde honoraria voor de dienstverleningen die aan de oorsprong liggen van de schade. Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract.

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.

IX. – Overmacht

De beroepsbeoefenaar is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door de beroepsbeoefenaar geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van de beroepsbeoefenaar, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden. Indien de beroepsbeoefenaar zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorziene karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van de beroepsbeoefenaar opgeschort. Ingeval de overmacht langer dan twee (2) maanden zou duren, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat de beroepsbeoefenaar tot betaling van enige vergoeding aan de cliënt kan worden gehouden.

X. - Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven behouden door de beroepsbeoefenaar. Onder deze intellectuele eigendomsrechten worden verstaan: auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms-)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten.

De inhoud van de website, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, foto’s, data, productnamen, teksten, enz. zijn beschermd door het auteursrecht en andere (intellectuele) eigendomsrechten en verdragsbepalingen.

XI. – Beroepsgeheim en witwassen geld

De beroepsbeoefenaar en zijn mandatarissen of medewerkers worden geacht in het kader van de hen toevertrouwde opdrachten het beroepsgeheim, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving na te leven.

In afwijking daarvan, is de beroepsbeoefenaar van zijn beroepsgeheim ontheft in het kader van de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

De cliënt bevestigt dat hij op de hoogte is van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële systeem voor het witwassen van geld en voor de financiering van terrorisme en hij verbindt zich ertoe om hem onmiddellijk alle informatie en/of documenten te bezorgen die vereist zijn in het kader van deze wetgeving.

XII. - Privacy – verwerking van de gegevens

De cliënt bevestigt dat hij de voorwaarden van de privacyverklaring van de beroepsbeoefenaar met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens aanvaard heeft en dat hij op de hoogte gebracht werd van het feit dat de privacyverklaring op ieder moment kan geraadpleegd worden via de website van de beroepsbeoefenaar: https://www.vpaccountants.be/.

XIII.- Toepasselijk recht en oplossing van geschillen

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst. Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het arrondissement waar het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gevestigd.

Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het ITAA, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.