Elektronische facturatie verplicht vanaf 2026
Eind 2023 bereikte Minister van Financiën Vincent Van Peteghem een akkoord voor de verplichte invoering van elektronische facturatie (e-invoicing) vanaf 1 januari 2026. Deze verplichting geldt nu al voor facturen naar overheidsinstanties, maar zal vanaf 2026 dus ook gelden voor facturen tussen Belgische bedrijven.
Als ondernemer zal jij dus de manier waarop je facturen opstelt en verwerkt moeten veranderen. Geen reden tot paniek: VP Accountants & Belastingconsulenten staat zoals altijd klaar om je door die overgang te loodsen.
Wat is elektronische facturatie of 'e-invoicing'
Gestructureerd formaat
Een elektronische factuur, of e-invoice, is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Het gaat dus veel verder dan louter een PDF-factuur via e-mail versturen.
Bij e-invoicing worden facturen verzonden in een gestructureerd formaat zoals XML (Extensible Markup Language) of UBL (Universal Business Language). In plaats van alleen tekst en afbeeldingen, bevat dit formaat gestandaardiseerde gegevensvelden die de inhoud van de factuur in een machineleesbare vorm beschrijven. Dit zorgt voor nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie in de verwerking van facturen.
Automatisering en efficiëntie
Door gebruik te maken van gestructureerde formaten kunnen bedrijven hun financiële processen automatiseren. Facturen kunnen direct worden ingevoerd in het boekhoudsysteem, zonder handmatige gegevensinvoer, wat fouten minimaliseert en tijd en kosten bespaart. De boekhouding zal zo ook up-to-date blijven, wat het een bruikbaar instrument maakt om de financiële gezondheid van uw onderneming te meten.
PEPPOL-netwerk: jouw toegangspoort tot elektronische facturatie
PEPPOL staat voor "Pan-European Public Procurement Online" en is een netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om elektronische documenten, waaronder facturen, uit te wisselen volgens gemeenschappelijke normen.
Om gebruik te kunnen maken van het PEPPOL-netwerk, moeten ondernemers zich registreren bij een erkend PEPPOL-acces point (zoals bv. CodaBox). Nadat de factuur is gegenereerd, kan deze worden verzonden naar de ontvanger via het PEPPOL-netwerk. Het access point zal de factuur omzetten in het juiste formaat en ervoor zorgen dat deze veilig wordt afgeleverd. Aan de ontvangende kant zal de factuur via het PEPPOL-access point toekomen en automatisch worden verwerkt in het boekhoudsysteem van de ontvanger.
Samengevat, elektronische facturatie via het PEPPOL-netwerk is een gestandaardiseerde en geautomatiseerde manier om facturen tussen bedrijven uit te wisselen.
Clearfacts ontvangt dankzij de integratie met CodaBox, voor alle ondernemingen die via ons kantoor toegang kregen, alle elektronische facturen die op het PEPPOL-netwerk geregistreerd worden. Deze elektronische facturen worden automatisch ingelezen in het klantenportaal.
Voor wie is deze verplichting van toepassing?
Vanaf 2026 moeten alle B2B-transacties gebruikmaken van gestructureerde elektronische facturen. Alle in België gevestigde btw-belastingplichtige leveranciers en afnemers zullen dus vanaf dat ogenblik onderhevig zijn aan deze verplichting. De verplichting om een e-invoice uit te reiken, geldt voor elke levering van een dienst of goed, die voor btw-doeleinden in België plaatsvindt.
Deze verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen is ingevoerd om phishing en btw-fraude tegen te gaan. Bovendien wil de overheid de btw-kloof verkleinen en volop inzetten op administratieve vereenvoudiging.
Voordelen van elektronische facturatie
De overstap naar digitale facturatie biedt meerdere voordelen:
- Efficiëntie: automatisering van het facturatieproces bespaart tijd en vermindert administratieve lasten.
- Foutreductie: gestructureerde facturen zijn minder foutgevoelig dan manuele verwerking van papieren of digitale documenten in niet-gestructureerde formaten zoals PDF.
- Fraudebestrijding: het helpt in de strijd tegen phising en btw-fraude
Bereid je tijdig voor op e-invoicing
Het is aangewezen om tijdig te starten met de voorbereidingen voor deze verandering. Het kiezen van geschikte boekhoudsoftware en het integreren van PEPPOL-compatibele systemen zijn cruciale stappen.
Wat heb je nodig?
- Een geschikt ERP-pakket of facturatietool, om facturen in UBL- of XML-formaat aan te maken (bv. EenvoudigFactureren of Teamleader).
- Toegang tot het PEPPOL-netwerk. Als je via ons kantoor bent aangesloten bij CodaBox, kunnen wij via hen de activatie van jouw toegang tot het PEPPOL-netwerk in orde brengen.
- Een digitaal boekhoudsysteem. Bij VP Accountants ben je alvast aan het juiste adres: met onze digitale tool van Clearfacts, kunnen wij de aangeleverde documenten vanuit PEPPOL eenvoudig verwerken in de boekhouding.
Chiel-Jan Guldentops, één van de digitale experts van ons kantoor, geeft je graag enkele tips om proactief aan de slag te gaan:
"Begin alvast met de registratie van uw onderneming op het PEPPOL-netwerk, en kijk na of jouw facturatietool de functie voorziet om elektronisch te factureren.
Moedig tenslotte jouw leveranciers aan om mee te gaan in deze transformatie: vraag hen niet langer enkel een PDF-factuur via e-mail te bezorgen, maar vraag hen ook een XML-factuur aan te leveren."
Conclusie
De verplichting van elektronische facturatie is een belangrijke stap voorwaarts in de digitale transformatie van bedrijven. Het biedt niet alleen efficiëntievoordelen, maar draagt ook bij aan een transparantere en fraudebestendige economie. Hoewel de inwerkingtreding pas voorzien is voor 1 januari 2026, is het aangewezen om je reeds voor te bereiden en de overgang naar elektronische facturatie op te starten.
Begin nu reeds met de voorbereidingen om uw bedrijf klaar te maken voor een digitale toekomst. Onze digitale specialisten helpen je graag verder !
Schrijf je zeker in voor onze nieuwsbrief, of lees de laatste nieuwigheden in onze blog of via onze sociale mediakanalen. Uiteraard ben je ook steeds welkom voor een kopje koffie op kantoor...
Deel met je vrienden:
Waarom zou je accountant willen worden?
Bij VP Accountants & Belastingconsulenten bieden we meer dan een baan; een kans om je te ontwikkelen en een verschil te maken, waarbij je actief bijdraagt aan zowel je professionele als persoonlijke ambities. Ontdek onze unieke aanpak voor een uitdagende carrière.
Waarom digitale boekhouding een gamechanger is
Ervaar de toekomst van boekhouding met onze digitale tools Clearfacts en Silverfin. Ontdek hoe deze innovaties uw bedrijf efficiënter kunnen maken, en uw administratie en financiële inzichten kunnen transformeren.
Lening, leasing of renting?
De keuze voor de juiste financiering voor uw wagen hangt sterk af van uw financiële en fiscale situatie, evenals uw lange termijnplannen voor het voertuig. In dit artikel zullen we de belangrijkste financieringsvormen bespreken en de belangrijkste voor- en nadelen ervan belichten.
Optimale btw-aftrek: tankbonnetje of factuur?
Als ondernemer is het belangrijk om te begrijpen hoe de btw-aftrek werkt voor kosten met betrekking tot personenwagens. In dit artikel gaan we dieper in op de btw-aftrek bij tankbeurten en leggen we uit hoe je de btw-aftrek ervan kan optimaliseren.
Aanpassing van uw statuten aan het nieuwe WVV: neem tijdig actie!
Door de wijziging in de vennootschapswetgeving dienen bestaande vennootschappen uiterlijk op 31 december 2023 hun statuten aan te passen om ze te brengen in lijn met deze nieuwe reglementering. Neem daarom tijdig actie, wij helpen u alvast graag!
Hervorming autofiscaliteit bedrijfswagens
Het doel van de recente hervorming van de autofiscaliteit is de vergroening van het wagenpark. De datum van toekomstige aanschaffing van een bedrijfswagen zal bepalend zijn voor het fiscale regime dat deze wagen zal ondergaan gedurende zijn levensduur.
Inflatie en uw sociale bijdragen in 2023
De inflatie heeft geen effect op de definitieve sociale bijdrage van zelfstandigen. Hoewel de voorlopige bijdragen initieel op een hoger inkomen zullen worden bepaald, zullen - bij een gelijk inkomen - de definitieve bijdragen op hetzelfde niveau blijven.
Eindejaarsgeschenken vanuit een fiscaal oogpunt
Het einde van het jaar nadert, het ideale moment om je zakenrelaties en personeel te verrassen met een eindejaarsgeschenk. Uiteraard is dat liefst een geschenk waarbij zij geen fiscale kater oplopen, waarbij de kost voor jou aftrekbaar is en waarvan je de btw kan recupereren. Hoe zit dat precies?
Vastgoed anno 2022
Sinds 1 januari 2022 zijn er nieuwe tarieven van registratiebelasting van toepassing in het Vlaamse Gewest. Voor de aankoop van de gezinswoning betaal je nog slechts 3% registratiebelasting. Voor een stuk bouwgrond, een tweede verblijf of ander niet-residentieel vastgoed betaal je in Vlaanderen 12%
Nieuwe afrondingsregels bij contante betalingen
Vanaf 1 december 2019 moet elke betaling in cash worden afgerond naar de dichtstbijzijnde 0 of 5 cent. We zetten een en ander voor u op een rijtje:
Nieuw vennootschapswetboek 2019
Begin 2019 zal een nieuw wetboek van vennootschappen van kracht worden. Het aantal vennootschapsvormen wordt verminderd en er zullen heel andere regels gelden. Dit heeft niet alleen gevolgen voor nieuwe vennootschappen, maar ook voor de bestaande.
VP Accountants gaat voor digitaal
Ons kantoor heeft zich de laatste jaren bijzonder toegelegd op digitalisering. Nu gaan we nog een stap verder door een samenwerking aan te gaan met Clearfacts.
Minimumbezoldiging: voorwaarde voor de verlaagde vennootschapsbelasting
Kleine vennootschappen kunnen genieten van een belastingtarief van 20% (+ crisisbelasting) in plaats van het normale tarief van 25%. Er zijn echter voorwaarden verbonden om van dit tarief gebruik te kunnen maken. In dit artikel gaan we dieper in op de voorwaarde van de minimumbezoldiging.
Fiscale regeling inzake auteursrechten
Inkomsten verkregen uit de overdracht van auteursrechten worden fiscaal gunstig behandeld. Deze worden namelijk belast als roerende inkomsten, aan een tarief van 15%, tot een bepaald maximum.
Hervorming van het vennootschapsrecht
Verhuur met btw mogelijk vanaf 01/10/2018
BTW-aftrek van “niet-conforme” facturen: wat zegt de fiscus?
Zomerakkoord federale regering – wat betekent het voor u?
Geld uit de vennootschap halen: huurinkomsten
Er zijn verschillende manieren om geld uit je vennootschap te halen. Een interessante vorm van extra inkomen om uit uw vennootschap te halen, is het verhuren van de beroepsmatige ruimte van uw woning aan uw vennootschap.
Waar diensten lokaliseren voor de btw (B2B)?
De plaats van een dienst bepaalt in welk land btw verschuldigd is. De algemene regel is dat een dienst plaatsvindt, daar waar de dienst effectief wordt uitgevoerd. Er bestaan echter tal van uitzonderingen. We bekijken de lokalisatieregels in B2B-verband.
De belasting op “interne meerwaarden”
Sponsoring en vrijgevigheden: een fiscale benadering
Sponsoring en vrijgevigheden: beide vormen van financiële ondersteuning krijgen een andere fiscale behandeling. Lees meer hier.
Onbeperkt bijverdienen na je pensioen
Wanneer is een meerwaarde op aandelen belastbaar?
Meerwaardebelasting aandelen gezocht? Lees meer over meerwaarde op aandelen vennootschapsbelasting of personenbelasting en meer.
Gespreide taxatie van meerwaarden
Wanneer een vennootschap een meerwaarde realiseert bij het vervreemden van een bedrijfsgoed, is deze meerwaarde belastbaar. De vennootschap kan evenwel kiezen voor de gespreide taxatie van deze meerwaarde.
Kadastraal inkomen
Gevolgen van het niet neerleggen van de jaarrekening
Elk bedrijf dat aan bepaalde criteria voldoet, moet een jaarrekening neerleggen. Bestaande vennootschappen die geen jaarrekening neerleggen, verkeren in de anonimiteit en daar is plaats voor allerhande bedenkelijke praktijken. Een laattijdige of niet-neerlegging wordt dan ook aangepakt met strafrechtelijke, fiscale en gerechtelijke sancties.
Btw tarief op werken in onroerende staat
Wanneer u aan uw woning renovatie- of herstellingswerken laat uitvoeren, kan u in bepaalde gevallen genieten van het gunstige btw tarief van 6% in plaats van het basistarief van 21%. Om te genieten van het verlaagd tarief van 6%, moet er wel voldaan zijn aan enkele voorwaarden.
Bescherming gezinswoning van de zelfstandige
